Surat menyurat
A .Pengertian
Surat Menyurat
Surat
menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus
antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
Mengenal Bahasa Surat
Pada
hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin
disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka
suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun
komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan
tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu
melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana
terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan
pokok-pokok masalahnya.
B.
Jenis-Jenis Surat
1. Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan
sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
A. Surat pribadi
Surat
pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat
berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi
yaitu:
F Tidak menggunakan kop surat
F Tidak ada nomor surat
F Salam pembuka dan penutup bervariasi
F Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
F Format surat bebas
B. Surat Dinas Pribadi
Surat
dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi,
perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
C. Surat Dinas Swasta
Surat
dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
D. Surat Niaga
Surat
niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan
surat penawaran dan surat penagihan.
E. Surat Dinas Pemerintah
Surat
dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan
instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi.Ciri-ciri surat dinas:
F Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
F Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
F Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
F Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
F Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
F Format surat tertentu
F Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat
yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor,
perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan- aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam
penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian
seperti berikut ini:
Ø Tempat dan tanggal pembuatan surat
Ø Nomor surat
Ø Lampiran
Ø Hal atau perihal
Ø Alamat tujuan
Ø Salam pembuka
Ø Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok
yaitu :
Ø paragraf pembuka
Ø isi surat
Ø paragraf penutup
Ø Salam penutup
Ø Tanda tangan dan nama terang
2. Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan
surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang
menggunakan Kartu Pos
Kartu
pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang
telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat
pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat
bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan
Surat Tertutup
Surat
terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya.
e. Memorandum dan
Nota
Memorandum
adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang
penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat
komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan
secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram
adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui
radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang
dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat
biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca
oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat
pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan
Isinya.
Berdasarkan
keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat
yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau
surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan
yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat
yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila
jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c. Surat
konfidensial
Surat-surat
yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang
lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh
kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses
Penyelesaiannya
Surat
berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a.
Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat
yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus
segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat
yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama
dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak
penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat
yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Surat
yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat
ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan
demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya
tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat
yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat
Khusus
Surat-surat
yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah
surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus
segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat
tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun
hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat
diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
C. Fungsi
Surat Menyurat
Surat
yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih
berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah
penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal
yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset
mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan
mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang
bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam
pelaksanaan pekerjaan.
D. Hal-Hal
Yang Berhubungan Dengan Surat Menyurat
Surat-surat
dinas dikantor sekolah mempunyai fungsi, baik keluar amupun kedalam, yaitu
sebagai berikut :
1)
Alat komunikasi
(wakil dari penulis/pengirim surat)
2)
Alat bukti
tertulis
3)
Pedoman kerja
dalam mengambil tindakan lebih lanjut
4)
Alat pengukur
kegiatan kantor sekolah
5)
Alat bukti
historis atau alat pengingat
6)
Sarana
memperpendek jarak ( fungsi abstrak)
E. Contoh
Jenis-Jenis surat
1. Surat Pribadi
Jakarta,4 Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung
Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku
dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung
hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa
kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke
rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur
bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung
lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
2.Surat Sosial
SURAT EDARAN
Nomor: ……….
Dalam rangka menerapkan disiplin tinggi masyarakat di
……. (nama tempat), perlu kami sampaikan beberapa hal mengenai jadwal pembuangan
sampah harian sesuai dengan peraturan pemerintah No. …, yaitu sebagai berikut.
1. ………….
2. ………….
3. ………….
4. ………….
5. …………
Selanjutnya, operasi rutin pengawasan dan penertiban
pelaksanaan peraturan ini akan dilaksanakan oleh tim gabungan dari instansi
terkait. Barang siapa melanggar ketentuan dengan sengaja maka akan diterapkan
tindak tegas pada yang bersangkutan. Apabila ada yang ingin mengajukan
pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon bebas pulsa ke xxx xxx xxx.
Demikian surat edaran ini agar diperhatikan dan
dilaksanakan demi kelancaran ketertiban lingkungan rumah tinggal kita.
_______, ___ _______ 2010
………………………
………………………
3. Surat Niaga
PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi
Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka
kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan.
Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3)
1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11
November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada
Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya.
Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat
penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian
dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelian
Sumber :
